“Peramalan Dan Metode konvensional Pengendalian Persediaan”

A.Peramalan

Peramalan adalah seni dan ilmu untuk memprediksi masa depan.Peramalan adalah tahap awal, dan hasil ramalan merupakan basis bagi seluruh tahapan pada perencanaan produksi.

Jadi, Peramalan adalah proses untuk memperkirakan berapa kebutuhan di masa datang yang meliputi kebutuhan dalam ukuran kuantitas, kualitas, waktu dan lokasi yang dibutuhkan dalam rangka memenuhi permintaan barang ataupun jasa. Salah satu jenis peramalan adalah peramalan permintaan. Peramalan permintaan merupakan tingkat permintaan produk – produk yang diharapkan akan terealisasi untuk jangka waktu tertentu pada masa yang akan datang Untuk menjamin efektivitas dan efisiensi dari sistem peramalan permintaan, terdapat Sembilan langkah yang harus diperhatikan yaitu :

1.Menentukan tujuan dari peramalan
2.Memilih item independent demand yang diramalkan
3.Menentukan horizon waktu dari peramalan
4.Memilih model – model peramalan
5.Memperoleh data yang dibutuhkan untuk melakukan peramalan
6.Validasi model peramalan
7.Membuat peramalan
8.Implementasi hasil – hasil peramalan
9.Memantau keandalan hasil peramalan

Proses peramalan dilakukan pada level agregat (part family); bila data yang dimiliki adalah data item, maka perlu dilakukan agregasi terlebih dahulu. Metode: Kualitatif dan kuantitatif.
Terminologi: perioda, ias at, lead time, fitting error, forecast error, data dan hasil ramalan.

•Peramalan Eksplanatoris dan Deret Berkala
Kedua pendekatan ini saling melengkapi dan dimaksudkan untuk jenis penggunaan yg berbeda. Pendekatan ekspalanatoris mengasumsikan adanya hubungan sebab akibat di antara input dengan output dari suatu system

•Persyaratan Penggunaan Metode Kuantitatif:
1.Tersedia informasi tentang masa lalu.
2.Informasi tersebut dapat di kuantitatifkan dalam bentuk data ias at.
3.Dapat diasumsikan bahwa beberapa aspek pola masa lalu akan terus berlanjut di masa mendatang

•Pola data metode deret berkala (1)
1.Pola ias ator (H) terjadi bilamana data berfluktuasi disekitar nilai rata-rata yg konstan. Suatu produk yg penjualannya tdk meningkat atau menurun selama waktu tertentu termasuk jenis ini.

2.Pola musiman (S) terjadi bilamana suatu deret dipengaruhi oleh ias a musiman (misalnya kuartal tahun tertentu, bulanan, atau hari-hari pada minggu tertentu). Penjualan dari produk seperti minuman ringan, es krim, dan bahan bakar pemanas ruang semuanya menunjukkan jenis pola ini.

3.Pola siklis (C) terjadi bilamana datanya dipengaruhi oleh fluktuasi ekonomi jangka panjang seperti yang berhubungan dengan siklus bisnis. Contoh: Penjualan produk seperti mobil, baja, dan peralatan utama lainnya.

4.Pola trend (T) terjadi bilamana terdapat kenaikan atau penurunan sekuler jangka panjang dalam data. Contoh: Penjualan banyak perusahaan, GNP dan berbagai ias ator bisnis atau ekonomi lainnya. Jenis pola ini dapat dilihat pada Gambar 1.4.

B.Fungsi Peramalan
Dalam fungsi peramalan tidak hanya termasuk di dalamnya teknik khusus dan model, tetapi juga termasuk input dan output dari subyek peramalan .Pengembangan fungsi peramalan dibutuhkan untuk mengidentifikasi output, karena spesifikasi output dapat menyederhanakan pemilihan model peramalan, tetapi fungsi permalan tidaklah lengkap tanpa mempertimbangkan input.
Peramalan biasanya meliputi beberapa pertimbangan berikut ini :
1.Item yang diramalkan
2.Peramalan dari atas (top-down) atau dari bawah (buttom-up)
3.Teknik peramalan (model kuantitatif atau kualitatif)
4.Satuan yang digunakan
5.Interval/horison waktu
6.Komponen peramalan
7.Ketepatan peramalan
8.Pengecualian dan situasi khusus
9.Perbaikan parameter model peramalan.

C.Peramalan dan Horison Waktu
Dalam hubunganya dengan horizon waktu peramalan, kita dapat mengklasifikasikan peramalan tersebut ke dalam 3 kelompok, yaitu :
1.Peramalan Jangka Pajang, umumnya 2 sampai 10 tahun. Peramaln ini digunakan untuk perencanaan produk dan perencanaan sumber daya.
2.Peramalan Jangka Menengah, umumnya 1 sampai 24 bulan. Peramalan ini lebih mengkhusus dibandingkan peramalan jangka panjang, biasanya digunakan untuk menentukan aliran kas, perencanaan produksi, dan penentuan anggaran.
3.Peramalan Jangka Pendek, umumnya 1 sampai 5 minggu. Peramalan ini digunakan untuk mengambil keputusan dalam hal perlu tidaknya lembur, penjadwalan kerja, dan lain – lain.

Faktor – Faktor yang Mempengaruhi Peramalan
Permintaan suatu produk pada suatu perusahaan sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor lingkungan yang saling berinteraksi dalam pasar yang berada di luar kendali perusahaan. Dimana faktor – faktor lingkungan tersebut juga akan mempengaruhi peramalan. Berikut ini merupakan beberapa faktor lingkungan yang mempengaruhi peramalan :
1.Kondisi umum bisnis dan ekonomi
2.Reaksi dan tindakan pesaing
3.Tindakan pemerintah
4.Kecenderungan pasar


Karakteristik Peramalan yang Baik
Peramalan yang baik mempunyai beberapa criteria yang penting, antara lain akurasi, biaya, dan kemudahan. Penjelasan dari criteria – criteria tersebut adalah sebagai berikut :
•Akurasi. Akurasi dari suatu hasil peramalan diukur dengan kebiasan dan kekonsistensian peramalan. Hasil peramalan dikarakan bias bila peramalan tersebut terlalu tinggi atau terlalu rendah dibanidng dengan kenyataan yang sebenarnya terjadi. Hasil peramalan dikatakan konsisten bila besarnya kesalahan peramalan relatif kecil.

Buffa menjelaskan bahwa metode yang lebih canggih tidak menjamin dihasilkannya hasil yang lebih akurat ketimbang metode yang lebih sederhana, lebih mudah diterapkan, dan lebih murah. Berikut ini merupakan temuan – temuan yang berhubungan dengan pemilihan metode peramalan dan akurasi hasil peramalan :
1.Akurasi peramalan meningkat jika ramalan dari lebih banyak metode dikombinasikan untuk menghasilkan ramalan akhir; tetapi dampak marjinal dari penambahan satu metode berkurang dengan semakin banyaknya jumlah metode yang digunakan.
2.Resiko kesalahan yang lebih besar dalam peramalan yang mungkin disebabkan oleh pemilihan metode yang keliru, resiko kesalahan akan berkurang jika hasil dari dua atau lebih metode dikombinasikan.
3.Variabilitas dalam akurasi ramalan diantara berbagai kombinasi metode peramalan berkurang dengan makin banyaknya metode yang digunakan.
4.Biaya. Biaya yang diperlukan untuk pembuatan suatu peramalan tergantung dari jumlah item yang diramalkan, lamanya periode peramalan, dan metode peramalan yang dipakai.
5.Kemudahan. Penggunaan metode peramalan yang sederhana, mudah dibuat, dan mudah diaplikasikan akan memberikan keuntungan bagi perusahaan.
Beberapa Sifat Hasil Peramalan

Dalam membuat peramalan atau menerapkan hasil peramalan, ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan, yaitu :
1.Peramalan pasti mengandung kesalahan, artinya peramal hanya ias mengurangi ketidakpastian yang akan terjadi tetapi tidak dapat menghilangkan ketidakpastian tersebut.
2.Peramalan seharusnya memberikan informasi mengenai berapa ukuran kesalahan.
3.Peramalan jangka pendek lebih akurat dibandingkan dengan peramalan jangka panjang.

D.Peraturan Peramalan
Terdapat beberapa peraturan yang harus diperhatikan sebelum melakukan peramalan, yaitu :
- Tidak boleh meramalkan produk – produk yang tergolong ke dalam dependent demand.
Produk – produk yang tergolong dalam dependent demand harus direncanakan atau dihitung. Peramalan hanya boleh dilakukan pada produ – produk yang tergolong ke dalam independent demand.
- Penentuan horizon peramalan berdasarkan kondisi aktual sistem manufaktur dan tujuan dari peramalan.
Semakin jauh periode di masa mendatang yang diramalkan-dengan asumsi faktor – faktor lain tetap-hasil ramalan akan semakin kurang akurat
-Disamping berdasarkan waktu, peramalan juga dapat dilakukan berdasarkan lokasi geografis, kelompok produk, yang dikenal sebagai peramlan berdasarkan dimensi agregasi dan disagregasi.


-Metode Deret Waktu (Time series Method)
Metode peramalan ini menggunakan deret waktu (time series) sebagai dasar peramalan.perlukan data aktual lalu yang akan diramalkan untuk mengetahui pola data yang diperlukan untuk menentukan metode peramalan yang sesuai. Beberapa metode dalam time series yaitu sebagai berikut:
•ARIMA (Autoregressive Integrated Moving Average) pada dasarnya menggunakan fungsi eret waktu, metode ini memerlukan pendekatan model identification serta penaksiran awal dari paramaternya. Sebagai contoh: peramalan nilai tukar mata uang asing, pergerakan nilai IHSG.
• Kalman Filter banyak digunakan pada bidang rekayasa sistem untuk memisahkan sinyal dari noise yang masuk ke sistem. Metoda ini menggunakan pendekatan model state space dengan asumsi white noise memiliki distribusi Gaussian
•Bayesian merupakan metode yang menggunakan state space berdasarkan model dinamis linear (dynamical linear model). Sebagai contoh: menentukan diagnosa suatu penyakit berdasarkan data-data gejala (hipertensi atau sakit jantung), mengenali warna berdasarkan fitur indeks warna RGB, mendeteksi warna kulit (skin detection) berdasarkan fitur warna chrominant.
•Metode smoothing dipakai untuk mengurangi ketidakteraturan data yang bersifat musiman dengan cara membuat keseimbangan rata-rata dari data masa lampau.
•Regresi menggunakan dummy variabel dalam formulasi matematisnya. Sebagai contoh: kemampuan dalam meramal sales suatu produk berdasarkan harganya.

-Metode Kausal

Metode ini menggunakan pendekatan sebab-akibat, dan bertujuan untuk meramalkan keadaan di masa yang akan datang dengan menemukan dan mengukur beberapa variabel bebas (independen) yang penting beserta pengaruhnya terhadap variabel tidak bebas yang akan diramalkan. Pada metode kausal terdapat tiga kelompok metode yang sering dipakai :
•Metoda regresi dan korelasi memakai teknik kuadrat terkecil (least square). Metoda ini sering digunakan untuk prediksi jangka pendek. Contohnya: meramalkan hubungan jumlah kredit yang diberikan dengan giro, deposito dan tabungan masyarakat.
•Metoda ekonometri berdasarkan pada persamaan regresi yang didekati secara simultan. Metoda ini sering digunakan untuk perencanaan ekonomi nasional dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Contohnya: meramalkan besarnya indikator moneter buat beberapa tahun ke depan, hal ini sering dilakukan pihak BI tiap tahunnya.
•Metoda input output biasa digunakan untuk perencanaan ekonomi nasional jangka panjang. Contohnya: meramalkan pertumbuhan ekonomi seperti pertumbuhan domestik bruto (PDB) untuk beberapa periode tahun ke depan 5-10 tahun mendatang. Tahapan perancangan peramalan :

Secara ringkas terdapat tiga tahapan yang harus dilalui dalam perancangan suatu metoda peramalan, yaitu :
-Melakukan analisa pada data masa lampau. Langkah ini bertujuan untuk mendapatkan gambaran pola dari data bersangkutan.
-Memilih metoda yang akan digunakan. Terdapat bermacam-macam metoda yang tersedia dengan keperluannya. Metoda yang berlainan akan menghasilkan system prediksi yang berbeda pula untuk data yang sama. Secara umum dapat dikatakan bahwa metoda yang berhasil adalah metoda yang menghasilkan penyimpangan (error) sekecil-kecilnya antara hasil prediksi dengan kenyataan yang terjadi.
-Proses transformasi dari data masa lampau dengan menggunakan metoda yang dipilih. Kalau diperlukan, diadakan perubahan sesuai kebutuhannya.

Menurut John E. Hanke dan Arthur G. Reitch (1995), metode peramalan dapat dibagi menjadi dua yakni :

- Metode peramalan kualitatif atau subyektif Yaitu suatu :
“qualitative forecasting techniques relied on human judgments and intuition more than manipulation of past historical data,” atau metode yang hanya didasarkan kepada penilaian dan intuisi, bukan kepada pengolahan data historis.

- Metode Peramalan Kuantitatif
Sedangkan peramalan kuantitatif diterangkan sebagai : “quantitative techniques that need no input of judgments; they are mechanical procedures that produce quantitative result and some quantitative procedures require a much more sophisticated manipulation of data than do other, of course”.


E.Metode Konvensional
Beberapa metode konvensional dalam memperkirakan upaya pengujian :

- Ad-hoc metode,
Metode berdasarkan metode ini beban kerja pengujian tidak berdasarkan pada setiap batas waktu yang ditetapkan. Beberapa pekerjaan masih terus berlanjut hingga mencapai pasar dengan manajemen atau staf jadwal yang telah ditetapkan atau sampi pendanaan kehabisan anggaran.

- Pengembangan waktu presentase presentase waktu pengembangan.
premis dasar dari pekerjaan ini adalah untuk menguji beban kerja tergantung pada waktu pengembangan/upaya pembangunan.LOC seperti pertama, upaya pengembangan untuk menggunakan atau metode FP diperkirakan, dan kemudian gunakan beberapa untuk mencari membatasi pengujian beban kerja. Relative besar perubahan dalam cara ini dan biasanya didasarkan pada pengalaman sebelumnya.biasanya disediakan 5-7% untuk komponen dan pengujian integrasi 18-20% untuk pengujian system?10 % (ayau regresi pengujian dll)

- Analogi
Menurut proyek sebelumnya atau semacam itu dari pengalaman akumulasi atau data historis untuk memperkirakan beban kerja.analogi tergantung pada keakuratan estimasi proyek integritas data historis dan akurasi, karena itu analogi yang baik untuk menggunakan salah satu persyaratan adalah untuk membangun sebuah organisasi yang lebih baik dan analisis mekanisme evaluasi pasca proyek,analisis data historis proyek dapat diandalkan.

- WBS(pekerjaan Struktur breakdown)
metode estimasi akan dipecah menjadi proyek-proyek khusus atau produk kerja, dan kemudian secara terpisah memperkirakan waktu kerja masing-masing, jumlah akhir barang atau produk turunan pengujian usaha/waktu

- Delphi
Metode delpi adalah teknik penilaian yang paling popular, tidak ada data historis dalam konteks, pendekatan ini dapatr mengurangi bias estimasi. Metopde ini mendorong diskusi interaktif antara peserta mengenai masalah ini. Teknologi ini membutuhkan berbagai pengalaman yang relevan dan pasrtisipasi, mencoba meyakinkan orang lain.

- PERT estimasi
PERT pada penyelesaian berbagai kegiatan proyek diestimasikan dengan 3 situasi yang berbeda : sebuiah produk dengan ukuran yang diharapkan untuik mendapatkan skala dan deviasi standar statistic estimasi pert. Pert memperkirakan diharapkan baris kode yang tersedia ke E dan dan deviasi standar SD


F. Perencanaan dan Pengendalian Persediaan
1. Perencanaan
Suatu rencana adalah langkah realistis yang telah ditentukan sebelumnya, rencana memuat rincian kagiatan untuk mencapai tujuan. Rencana harus menetapkan kriteria penilaian dan standart pengukuran serta memberi peluang bagi kreativitas dan fleksibilitas. Dalam merencanakan kita harus memperhitungkan berbagai kondisi yang terjadi diperusahaan, Perencanaan juga harus saling berhubungan untuk memperbaiki profitabilitas. Perencanaan menentukan terlebih dahulu apa yang harus dilakukan, bagaimana harus dilaksanakan, kapan dan bagaimana alternatif untuk mencapai tujuan, termasuk biaya-biaya yang akan terjadi juga harus diukur. Untuk merencanakan besarnya jumlah persediaan, perlu mempertimbangkan biaya-biaya variabel berikut ini :

1.Biaya penyimpanan (holding costs atau carrying costs), yaitu terdiri atas biaya-biaya yang bervariasi secara langsung dengan kuantitas persediaan. Biaya penyimpanan per periode akan semakin besar apabila kuantitas bahan yang disimpan semakin besar. Biaya-biaya yang termasuk sebagai biaya penyimpanan adalah:

-modal (opportunity cost of capital), yaitu alternatif pendapatan atas dana yang diinvestasikan dalam persediaan.
-Biaya fasilitas-fasilitas penyimpanan (termasuk penerangan, pendingin ruangan, dan sebagainya).
-Biaya Keuangan.
-Biaya perhitungan fisik
-Biaya asuransi persediaan
-Biaya pajak persediaan.
-Biaya pencurian, pengrusakan, atau perampokan
-Biaya penanganan persediaan dan sebagainya.

2.Biaya pemesanan atau pembelian (ordering costs atau procurement costs), biaya-biaya ini meliputi :
-Upah.
-Biaya telepon.
-Pengeluaran surat menyurat.
-Biaya pengepakan dan penimbangan.
-Pemprosesan pesanan dan biaya ekspedisi.
-Biaya pemeriksaan (inspeksi) penerimaan.
-Biaya pengiriman ke gudang.
-Biaya utang lancar dan sebagainya.
-Biaya penyiapan (manufacturing) atau set-up cost. Hal ini terjadi apabila bahan-bahan tidak dibeli, tetapi diproduksi sendiri oleh perusahaan, perusahaan menghadapi biaya penyimpanan untuk memproduksi komponen tertentu.Biaya-biaya ini terdiri dari :
-Biaya mesin-mesin mengang
-Biaya persiapan tenaga kerja langsung.
-Biaya penjadwalan
-Biaya ekspedisi dan sebagainya.

3.Biaya kehabisan atau kekurangan bahan ( shortage costs) adalah biaya yang timbul apabila persediaan tidak mencukupi adanya permintaan bahan. Biaya-biaya yang termasuk biaya kekurangan bahan adalah sebagai berikut :
-Kehilangan penjualan.
-Kehilangan pelanggan

4.Biaya pemesanan khusus.
- Biaya ekspedisi.
- Selisih harga.
- Terganggunya operasi.
- Tambahan pengeluaran kegiatan manajerial dan sebagainya.

Biaya kekurangan bahan sulit diiukur dalam prakteknya, terutama karena kenyataan biaya ini sering merupakan opportunity costs yang sulit diperkirakan secara objektif.

2.Pengendalian

Pengendalian meliputi langkah yang dilakukan oleh manajemen untuk memperbesar kemungkinan pencapaian sasaran yang telah ditetapkan dalam tahap perencanaan dan juga untuk memastikan bahwa seluruh bagian organisasi berfungsi sesuai tujuan organisasi. Pengendalian menurut Dlenn. Welsch Ronald W Hilton Paul (1995), adalah suatu proses untuk memastikan tindakan yang efisien untuk mencapai tujuan organisasi. Pengendalian ini mencakup ; 1) Penetapan sasaran dan standart, 2) Membandingkan hasil dengan sasaran dan standart, 3) Mendorong keberhasilan dan memperbaiki kekurangan.

Ada dua tujuan utama dalam pengendalian internal atas persediaan antaralain mengamankan persediaan dan melaporkan secara tepat dalam laporan keuangan. Pengendalian persediaan harus dimulai segera setelah persediaan diterima. Laporan penerimaan yang sudah diberi nomor sebelumnya harus diisi oleh departemen penerimaan perusahaan untuk menetapkan tanggung-gugat (account-ability) awal atas persediaan. Untuk memastikan bahwa persediaan yang diterima sesuai yang dipesan, setiap laporan penerimaan harus cocok dengan pesanan pembelian. Pengendalian internal juga bersifat :.
-Detektif, ditujukan untuk mendeteksi kesalahan atau kekeliruan yang telah terjadi.
-Preventif (pencegahan), pengendalian preventif dirancang untuk mencegah kesalahan atau kekeliruan pencatatan
-Meningkatkan efisiensi dengan melaksanakan kebijakan dan prosedur untuk melakukan peningkatan yang mungkin dicapai.

Suatu sistem pengendalian internal merupakan bagian dari sebuah sistem pengendalian manajemen. Sistem pengendalian manajemen meliputi pengendalian administratif seperti anggaran untuk perencanaan dan pengendalian operasi, dan pengendalian akuntansi seperti prosedur pengendalian internal mengenai pemisahan tugas orang yang menghitung kas dari tugas orang yang memiliki akses terhadap pencatatan piutang.

-Metode-metode pengendalian persediaan
Secara kronologis metode pengendalian persediaan yang dapat diidentifikasikan sebagai berikut :

a)Pengendalian persediaan secara statistic (statistical inventory control)
Metode ini menggunakan ilmu matematika dan statistic sebagai alat bantu utama dalam memecahkan masalah kuantitatif dalam system persediaan. Pada dasarnya, metode ini berusaha mencari jawaban optimal dalam menentukan :
- Jumlah ukuran pemesanan dinamis (EOQ)
- Titik pemesanan kembali (Reorder Point)
- Jumlah cadangan pengaman (safety stock) yang diperlukan

Metode ini juga sering disebut metode pengendalian persediaan tradisional, karena member dasar lahirnya metode baru yang lebih modern, seperti MRP di Amerika dan Kanban di Jepang

Metode pengendalian persediaan secara statistic ini biasanya digunakan untuk mengendalikan barang yang permintaannya bersifat bebasdan dikelola saling bergantung, yang dimaksud permintaan bebas adalah permintaan yang hanya dipengaruhi mekanisme pasar sehingga bebas dari fungsi operasi produk. Sebagai contoh adalah permintaan untuk barang jadi dan suku cadang pengganti.

b)Metode perencanaan kebutuhan material
Metode pengendalian tradisional akan tidak efektif bila digunakan untuk permintaan yang bersifat tidak bebas. Yang dimaksud permintaan tidak bebas adalahb permintaan yag tergantung kepada kebutuhan suatu komponen/material dengan komponen/material lainnya. Dengan kata lain, kebutuhan tidak bebas adalah kebutuhan yang tunduk pada fungsi operasi produksi, sebagai gambaran adalah permintaan akan roda 4 mobil dan 1 kemudi hanya apabila ada permintaan 1 unit mobil, sehingga permintaan akan roda dan kemudi dikatakan tergantung pada permintaan mobil.
Metode MRP ini bersifat oriented, yang terdiri dari sekumpulan prosedur, aturan – aturan dan seperangkat mekanisme pencatatan yang dirancang untuk menjabarkan jadwal induk produksi (JIP). Dari sejarahnya, penerapan MRP pertama kali digunakan pada industry logam tipe job shop dimana tipe ini termasuk tipe yang paling sulit dikendalikan dalam system manufaktur.

c)Metode persediaan JUST in time (JIT)
Metode ini merupakan salah satu operasionalisasi dari konsep Just in Time (JIT), yang dikembangkan dalam system produksi Toyota Motor Co. produksi JIT berarti produksi pengendalian persediaan yang dinamakan Kanban. Dalam system ini,jenis dan juimlah unit yang diperlukan oleh proses berikutnya diambil dari proses sebelumnya, pada saat diperlukan.